Pengantar Forecasting & Demand Management (3)

Pengantar Forecasting & Demand Management (3)

Oleh: Wibisono Adhi

1.     Jangka waktu forecast

Biasanya forecast bergulir untuk jangka waktu satu tahun (12 bulan) dengan kemungkinan perpanjangan hingga 18 bulan. Hal ini disesuaikan dengan jangka waktu perencanaan budget perusahaan. Beberapa perusahaan bahkan memerlukan waktu yang lebih panjang untuk mempersiapkan budget. Hal ini sering ditemui pada industri farmasi, penerbangan, perminyakan, dll. Perincian forecast bervarisi seiring berjalannya waktu. Diperlukan forecast yang detail untuk jangka waktu 3-6 bulan (level SKU, family produk) dan forecast secara agregat untuk 6-12 bulan (line produk / line bisnis). Forecast yang detail untuk jangka waktu penuh (12 bulan) dalam satu tahun tidak akan bermanfaat karena pasti tidak akan akurat sehingga hal ini hanya akan menghabiskan banyak waktu. Kebutuhan untuk mem-breakdown forecast pada hirarki produk disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan menajdi bagian dari skema operational secara keseluruhan.

2.     External dan internal demand

Demand ekternal terdiri dari pesanan yang sudah masuk (backlog) dan forecast yang masih berjalan. Sedangkan demand internal meliputi kebutuhan di sub-unit (kebutuhan internal), service part, samples, merchandise, product trial / prototypes, dll. Demand eksternal perlu untuk di-review untuk mengkonfirmasi pesanan yang sudah masuk, serta meninjau ulang forecast yang telah lalu berdasarkan evaluasi hasil penjualan, event pada market atau customer, perubahan pada product life cycle seperti jika ada perubahan jadwal launcing produk sendiri ataupun competitor. Independen demand selalu berasal dari eksternal dan perlu selalu diprakirakan, sedangkan dependent demand berasal dari struktur bill of material atau kelauran dari metode supply planning. Oleh karena itu sangat erat kaitannya antara ekternal demand dengan independent demand dan juga antara internal demand dengan dependent demand. Sebagai contoh demand untuk “mother board” pada industri komputer merupakan gabungan dari dependent demand yakni sejumlah dengan jumlah PC yang di-forecastkan dan independent demand dari bagian after sales services sebagai komponen spare part.

Setiap central distribution center (DC) dapat mengelola demand dari konsumen local (eksternal demand), pesanan untuk mengganti pesanan pada DC lain (internal demand) dan pesanan untuk kebutuhan internal (untuk trial, sparepart, dll). Dalam hal ini harus jelas prioritas customernya jika ketersediaan barang terbatas. Inventory perlu diatur secara terpusat, atau paling tidak ada kebijakan standar yang diterapkan di setiap cabang.

3.     Contoh perspekif dan skenario demand

Jika actual sales tidak mencapai target hingga batas tertentu (katakanlah 20% dari target) berturut turut dalam 2 bulan maka beberapa skenario dapat dipertimbangkan. Adapun skenario yang dapat dijalankan adalah sebagai berikut :

-         Skenario tetap mempertahankan target sales (dan budget) untuk total tahunan. Untuk dapat mencapai target tahunan maka kekurangan di 2 bulan ini harus dapat ditutupi di sisa 10 bulan berjalan. Untuk dapat merealisasikan hal ini dibutuhkan strategi khusus dari team sales dan marketing. Dengan melakukan hal ini maka telah meberikan resiko yang besar untuk proses produksi. Akan terjadi kelebihan material jika tidak terjadi pemulihan penjualan dan ini berarti lost bagi perusahaan. Selain itu juga akan terjadi penumpukan stock yang tinggi sampai dengan akhir tahun.

-         Skenario yang kedua adalah dengan menganggap bahwa kehilangan lost di dua bulan awal tersebut adalah sebagai tundaan. Dalam skenario ini target penjulan untuk sisa 10 bulan berikutnya tetap mengikuti target bulanan awan. Sehingga di akhir tahun diharapkan akan dicapai taget tahuan awal dikurangi lost di dua bulan awal. Dengan memahami dengan baik faktor penyebab lost di dua bulan awal tersebut dapat menjadi modal yang penting untuk dapat memproyeksikan S&OP di sisa 10 bulan berikutnya. Dengan menerapkan skenario ini maka telah memberikan risiko menengah untuk proses produksi. Pada skenario ini walaupun terjadi penurunan taget tahunan namun tidak terjadi perubahan trend di sisa 10 bulan sisanya.

-        Skenario yang ketiga yang dapat diterapkan adalah dengan menganggap bahwa forecast pada sisa bulan berikutnya juga tidak dapat dicapai, baik karena foktor ekternal yakni terjadinya pergeseran demand atau karena implikasi dari tidak cukupnya budget karena tidak tercapainya target di dua bulan yang sudah berjalan. Hal yang perlu diketahui pada skenario ini adalah apakah demand telah berpindah pada produk kompetitor, atau perpindah pada produk substitusi, dan sebagainya. Oleh karena itu pada skenario ini forecast pada bulan-bulan selanjutnya disesuaikan dengan capaian pada dua bulan awal sehingga terjadi penurunan taget tahunan dan trend pada sisa 10 bulan sisa di tahun tersebut.