Pengantar Forecasting & Demand Management (2)

Pengantar Forecasting & Demand Management (2)

Oleh: Wibisono Adhi

         

Demand dipengaruhi oleh banyak faktor. Untuk itu di dalam aliran demand diperlukan berbagai data yang dapat menunjang untuk proses forecasting. Aliran demand dapat diterjemahkan sebagai beberapa tahapan. Mulai dari kebutuhan real dari konsumen akhir hingga menajdi permintaan di pabrik. Pada proses ini demand mengalami beberapa perubahan bentuk. Demand selalu berawal dari permintaan konsumen akhir. Demand ini diartikan oleh retailer sebagai sales out to end-consumer. Dengan adanya hal ini maka akan menghasilkan demand bagi local distribution center (DC) dan seterusnya hingga melewati beberapa pos diantaranya distribution center, pabrik dan juga supplier. Semua data penjulan di masing – masing pos dapat digunakan untuk proses forecasing. Semakin lengkap data maka forecast dapat dilakukan dengan lebih baik. Data yang digunakan dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan tujuan forecasting.

Untuk keperluan produksi, secara sederhana demand dapat dibagi menjadi dua berdasarkan metode perhitungannya, yakni independent dan dependent demand. Independent demand adalah demand yang bergantung pada metode foecasting, sedangkan dependant demand merupakan turunan dari independent demand yang dapat dihitung melalui material requirement planning (MRP) atau distribution requirement planning (DRP). Sebagai contoh di perusahaan mobil independent demand akan berupa berapa banyak mobil yang diminta dan dependant demand-nya adalah jumlah ban mobil yang perlu disediakan.

Forecasting harus bisa dilakukan pada beberapa level di dalam piramida produk. Proses ini harus bisa dilakukan secara agregat atupun disagregat sehingga data akan tersedia untuk pembahasan terkait issue yang ada di level item/SKU, grup produk, sub-family, family, strategic product family, product line ataupun seluruh produk sebagai kesatuan. Hal ini juga diperlukan untuk mencocokan forecast dengan keadaan financial, penangan terhadap produk baru, kapasitas, manajeman supply chain, dll. Hal ini juga diperlukan untuk keperluan import - export dan reporting data.

Struktur produk dan proses manufaktur setiap produk perlu dipertimbangkan dalam pendekatan forecasting. karakteristik konsumen juga sangat menentukan kebutuhan forecasting. Sebagi contoh forecasting yang diperlukan untuk interaksi business to business akan berbeda dengan forecasting untuk praktik business to customer. Dalam hal ini beberapa hal yang ikut menentukan adalah volume data yang dibutuhkan, jumlah pelanggan, studi pasar, advertising, promosi, frekuensi pembelian, motivasi pembelian, kompetisi dengan kompetipor, sensitivitas harga, frekuensi peluncuran produk dan life cycle produk.

Pengantar Forecasting & Demand Management (1)

Pengantar Forecasting & Demand Management (1)

Oleh: Wibisono Adhi

         

          Terdapat banyak hal yang menjadikan forecasting menjadi hal yang sangat penting untuk dilakukan dalam proses bisnis di industri manufaktur, salah satunya adalah adanya ekspektasi dari pelanggan akan ketersediaan produk. Hal ini sangat erat kaitannya dengan pemenuhuan ekspektasi pelanggan yang akan menentukan daya saing dalam kompetisi perebutan pasar. Hal yang kedua adalah adanya lead-time yang panjang untuk pengadaan finished goods (FG). Panjangnya lead time sering kali disebabkan oleh adanya jarak antar pusat aktivitas di dalam rantai pasok, proses produksi yang lama, dan bergantungnya proses produksi terhadap pasokan bahan baku. Selain itu forecast dibutuhkan juga untuk mengalokasikan kapasitas (mesin, operator, ketersediaan waktu, dll), tenaga kerja (recruiting, training, dll), serta kemampuan supply dari pemasok. Hal keempat adalah untuk mengurangi inventory.

          Survey yang dilakukan pada beberapa perusahaan menunjukan bahwa tujuan paling umum perusahaan melakukan forecasting adalah untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, mengurangi kosongnya stock saat ada pesanan, mengefisiensi jadwal produksi, mengurangi safety stock, mengurangi biaya produk usang, mengoptimalkan penyusunan pegawai, memperbaiki manajemen pengiriman, meningkatkan proses penentuan harga dan promosi, serta mendapatkan posisi yang lebih baik saat bernegosiasi dengan supplier.

Alasan lain mengapa forecasting sangat diperlukan adalah karena lead time rantai pasok yang diperlukan perusahaan untuk menyediakan barang selalu lebih panjang daripada lead time pemesanan yang disyaratkan oleh pelanggan. Sebagai ilustrasi lead time antara pelanggan membuka Purchase Order (PO) sampai dengan tanggal rencana penerimaan barang oleh pelanggan adalah 2 minggu. Waktu selama 2 minggu ini (dikenal sebagai Customer contractual lead time) tidak cukup untuk mengakomodasi seluruh proses mulai dari pemesanan bahan baku, proses produksi hingga pengiriman. Lead time untuk penyediaan barang setidaknya dibagi menjadi tiga jenis, yakni material procurement lead time, Production lead time dan order fulfillment lead time. Ketiganya disebut sebagai total supply lead time. Material procurement lead time adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan sumberdaya untuk melakukan proses produksi (penyediaan material, man power, persiapan kapasitas, dll).  Production lead time secara sederhana dapat diartikan sebagai waktu yang dibutuhkan untuk mengubah material yang tersedia menjadi produk yang siap dijual. Sedangkan order fulfillment lead time adalah waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan pelanggan (mulai dari alokasi FG untuk pelanggan hingga FG diterima oleh pelanggan)

          Dengan adanya forecasting perusahaan dapat meminimalisasi kendala karena hal yang tidak terduga. Sebagian besar masalah di dalam manajemen rantai pasok memiliki root cause yang jelas dan dapat diantisipasi. Masalah seperti hilangnya sales karena tidak ada stock atau armada pengiriman dan tingginya cost karena overstock/high stock, dan masalah lainnya akan bisa diantisipasi dengan tepat. Forecast merupakan kunci bagi perusahaan untuk meningkatkan performa. Dengan adanya forecast pengurangan inventory dapat dilakukan tanpa pengurangi service level pelanggan. Dengan adanya pengurangan inventory otomastis akan menurunkan biaya secara keseluruhan. Hal ini juga akan berdampak pada lebih singkatnya life cycle produk. Sejalan dengan konsep ini maka dengan meningkatkan kualitas atau akurasi forecast berarti juga peningkatan tingkat kepuasan pelanggan, efisiensi inventory dan efisiensi budget (penurunan biaya).

Sales & Operation Planning

Sales & Operation Planning

Oleh : Wibisono Adhi

Sales & Operation planning (S&OP) merupakan istilah yang sangat umum digunakan di dalam menejemen rantai pasok yang merujuk pada proses bisnis di mana eksekutif bekerja sama dengan perencana sales, marketing, finance, dan operation untuk menyelaraskan perspektif berdasarkan gambaran demand secara global. Proses ini mengintegrasikan rencana marketing untuk produk baru maupun yang telah ada dengan manajemen rantai pasok. Proses ini akan menghasilkan rencana jangka pendek atau menengah dalam jangka waktu 3-18 bulan. Dengan jangka waktu tersebut maka akan memungkinkan dilakukan perencanaan sumber daya yang akan mendukung proses perencanaan bisnis. Sales & Operation planning dilakukan paling tidak satu kali setiap bulan dan hasilnya akan ditinjau ulang oleh manajemen. Proses inilah yang menghubungkan antara perencanaan strategis dalam bisnis dengan pelaksanaannya.

S&OP adalah sebuah proses bisnis yang terintegrasi. Adapun tahapan yang umum dilakukan adalah dengan S&OP meeting, product review, demand review, supply review, financial review, dan kembali ke S&OP meeting. 

1.     S&OP meeting

Di dalam S&OP meeting akan dibahas berbagai permasalahan yang dihadapi perusahaan serta tinjauan terhadap posisi atau kondisi perusahaan secara global.

2.     Product review

Proses ini berisi mengenai pembahasan seputar roadmap produk, pengenalan / penarikan produk, serta pricing.

3.     Demand review

Proses ini membahas mengenai demand atas produk yang aktif, peluncuran produk, promosi dll.

4.     Supply review

Proses ini membahas mengenai kapasitas produksi, suppliers, kontraktor dan berbagai hal yang memengaruhi kemampuan supply.

5.     Financial review

Proses ini membahas mengenai valuasi forecast, perkiraan tagihan dan menyesuaikannya dengan budget.

Di dalam S&OP keputusan jangka pendek berupa volume dan kapasitas merupakan fokus utama yang dituju. Dalam hal ini strategi, sumber daya dan rencana kerja disusun dan direncanakan. Selain itu proses ini juga penting untuk menyelesaikan masalah yang sedang dihadapi. 

Perusahaan yang menerapkan S&OP akan memiliki keunggulan gross margin, complete fill rate, dan customer retention dibandingkan perusahaan yang menyusun rencana bisnisnya secara konvensional. Beberapa manfaat yang langsung dirasakan dengan penerapan S&OP diantaranya bagi customer adalah meningkatkan ketersediaan produk dan reaktivitas yang lebih baik. Sedang bagi pelaku bisnis adalah penurunan inventory, peningkatan utilisasi kapasitas produksi, menurunkan biaya peningkatan performa, menghasilkan keputusan yang lebih baik (adanya pertukaran berbagi perspektif antar beberapa pengambil keputusan, keteraturan siklus di mana pengambilan keputusan diawali dengan serangkaian proses).

Hasil dari S&OP hanya bisa dirasakan bila perusahaan paling tidak memiliki 6 poin utama diantaranya leadership dan komitmen, kapasitas organisasi yang cukup untuk mendukung proses, pelatihan untuk semua stakeholder yang terlibat, disiplin dalam penerapan, fokus dan terus menerus menghadirkan peningkatan/perbaikan proses, dan adanya kepercayaan antara semua pihak untuk dapat bekerja sama dengan baik.