Source Management dalam Manajemen Rantai Pasok (2)

Source Management dalam Manajemen Rantai Pasok (2)

Oleh: Wibisono Adhi

Dalam penerapan staregi sourcing sangat penting untuk mengetahui hal apa yang ingin dilakukan oleh perusahaan. Dalam hal ini penguasaan manajemen sourcing dapat disandarkan pada tiga prinsip pokok diantaranya adalah pengembangan strategi purchasing, proses pembelanjaan yang terkendali, dan optimalisasi basis pasokan. Dalam pengembangan strategi purchasing diidentifikasi hal – hal yang ingin dicapai oleh perusahaan. Aktifitas dalam landasan ini berfokus dengan memastikan bahwa terdapat aliran (sinergisitas) dari stratgi bisnis perusahaan kepada kegiatan purchasing, mengalihkan kegiatan purchasing dari kegiatan yang hanya bersifat operasional menajdi kegiatan yang juga bersifat strategis, menjadikan purchasing sebagai cross-functional ownership, serta mempelajari trend, pendekatan dan hal lainnya yang berpengaruh pada kegiatan purchasing baik sebagai kegiatan operasional maupun sebagai kegiatan strategis.

Pokok yang kedua adalah memastikan proses pembelanjaan berjalan dengan terkendali. Dalam hal ini mengetahui apa dan dimana melakukan pembelanjaan menjadi fokus utama. Beberapa hal yang menajdi aktivitas utama diantaranya adalah mengetahui berapa banyak, untuk keperluan apa, kepada siapa, dimana, dan seberapa sering pengeluaran perlu dilakukan, membuat sebuah external market intelligence, menyedikan basis untuk mengembangkan taktik dalam mendapatkan keuntungan yang paling tinggi dari basis pasokan yang dimiliki perusahaan, melakukan update secara regular (berkala) terhadap informasi yang berhubungan dengan sourcing dan menyediakan struktur data yang konsisten. Pada pokok yang ketiga yakni optimalisasi basis pasokan beberpa hal yang juga perlu dijadikan sebagai fokus aktivitas diantaranya adalah mengoptimalisasikan jumlah supplier untuk rasio spend/risk yang lebih baik, mengupayakan strategi “position to deliver”, menerjemahkan hubungan dengan dengan supplier sebagai bentuk kerjasama yang menguntungkan, dan mengidentifikasi siapakah pihak yang mengendalikan key supplier.

Purchasing yang efektif memerlukan eksekusi dari pendekatan strategis lintas dimensi. Strategi purchasing di dalam organisasi perlu disesuaikan pada struktur organisasi purchasing dan proses purchasing. Strategi tersebut juga perlu menghasilkan strategic sourcing dan supplier/supply base management yang baik. Di dalam proses operasionalnya perlu dikembangkan proses purchasing yang handal dengan adanya cost management dan jaminan pasokan. Meningkatkan strategic sourcing juga dapat dilakukan dengan mengembanhkan strategi untuk komponen dan komoditas. Hal ini dapat diterapkan dengan penerapan strategi formal yang disusun oleh lintas tim fungsional, mengupayakan pendekatan strategis pada keputsan make or buy dengan mengembangkan keahlian yang kuat untuk menjalankan proses tersebut, mengadakan proses kualifikasi seperti survey dan penilaian supplier, menentukan jumlah supplier yang optimal (mengurangi jumlah sekaligus meningkatkan kehandalan), mengupayakan adanya standarisasi komponen dan meningkatkan proses pemilihan terhadap sumber pasokan yang baik. Beberapa aspek yang menjadi kunci keberhasilan strategic sourcing adalah kerjasama dan kolaborasi serta fokus pada manfaat maksimum dari R&D. Kerja sama dan kolaborasi dalam hal ini hubungannya adalah dalam pengembangan produk / proses yang menguntungkan dalam seluruh siklus hidup produk serta memfasilitasi adanya pembagian keahlian, perlengkapan, dan sumberdaya lainnya dari pihak pihak  atau jaringan yang memiliki ketertarikan untuk bekerjasama dengan perusahaan. Sedangkan fokus pada R&D dalam hal ini kaitannya adalah pada memberikan pemahaman yang jelas pada roadmap teknologi perusahaan, mengusung adanya kriteria pemilihan supplier dan penilaian performa supplier serta memastikan adanya  perlindungan pada kompetensi utama yang dimiliki oleh perusahaan.    

Source Management dalam Manajemen Rantai Pasok (1)

Source Management dalam Manajemen Rantai Pasok (1)

Oleh: Wibisono Adhi

Di dalam manajemen rantai pasok, pada umumnya perusahaan akan mengalokasikan budget untuk keperluan sumberdaya paling tidak untuk tigal hal yakni untuk kelompok barang dan jasa secara umum, IT dan telekomunikasi, dan energi. Keseluruhan sumberdaya ini akan digunakan untuk berbagai kepentigan diantaranya kegiatan marketing & sales, customer services & order fulfillment, forecasting planning & scheduling, purchasing & incoming logistic, Manufacturing & packaging, inventory management, hingga distribution & outbound logistic. Untuk memudahkan proses pengawasan dan pengendalian beberapa perusahan membagi fokus penyediaan sumberdaya rantai pasok menjadi tiga bagian yakni raw material, packaging, dan distribusi. Dalam hal ini asset yang dimiliki oleh perusahaan untuk menyedikan kebutuhan dalam rantai pasok tersebut adalah berupa modal (capital project) dan kegiatan operasional didalam pabrik. 

Di dalam source management keputusan antara membuat atau membeli merupakan salah satu fokus utama. Keputusan ini seringkali ditentukan berdasarkan dua faktor utama yakni tingkat kepentingan (strategic importance) dan kapabilitas internal. Keputusan ini dipetakan secara singkat sebagai berikut: 

1.    Jika tingkat kepentingannya tinggi dan kapabilitas internal perusahaan juga tinggi maka keputusan yang paling tepat adalah strategi in-house dan dengan menjadikan kegitan menghasilkan sumberdaya tersebut sebagai cost center dan profit center. (Terdapat keuntungan dalam menghasilkan sendiri sumberdaya tersebut dengan menjadikan kegitan tersbut sebagai salah satu key activities perusahaan)  

2.    Jika tingkat kepentingannya rendah namun kapabilitas perusahaan tinggi maka penyediaan sumberdaya tersebut dapat dijadikan sebagai spin-off dan juga sebagai profit center perusahaan. (Terdapat keuntungan dalam menghasilkan sendiri sumberdaya tersebut namun tidak menjadikan kegitan tersbut sebagai salah satu key activities perusahaan)  

3.    Jika tingkat kepentingannya rendah dan kapabilitas internal perusahaan juga rendah maka keputusan yang paling tepat adalah strategi outsourcing. 

4.    Jika tingkat kepentingannya tinggi namun kapabilitas perusahaan rendah maka strategi yang dapat diterapkan adalah penyediaan campuran seperti joint venture, Re-engineering, dan strategic alliance.

Strategi sourcing juga dipengaruhi oleh factor value dan risiko dari sumberdaya yang diupayakan. Perbedaan pada sifat sumberdaya yang akan menentukan strategi apayang perlu diupayakan oleh perusahaan. Berdasarkan kedua faktor tersebut strategi sourcing dapat dikelompokan sebagai berikut:

1.    Jika risiko tinggi dan value juga tinggi maka strategi yang paling sesuai adalah dengan strategic critical. Dalam hal ini perusahaan dapat membuat kerjasama dengan pihak lain untuk menghasilkan keuntungan kompetitif bersama. 

2.    Jika riskiko rendah dan value juga rendah maka strategi yang dapat diterapkan adalah dengan strategi recurring (berulang). Perusahaan dapat memantapkan sistem yang disederhanakan yang dievaluasi secara berulang seperti tahunan atau pada kondisi – kondisi tertentu. 

3.    Jika risiko tinggi namun valuenya rendah maka perusahaan perlu mewaspadai adanya potential show-stoppers. Hal ini dapat dilakukan dengan mengatur risiko pada rantai pasok atau juga dengan mengevaluasi secara berkala.

4.    Jika risiko rendah namun value tinggi maka perusahaan perlu menerapkan strategi leverage. Dengan adanya leverage, perusahaan dapat mengupayakan dampak finansial di dalam pasar yang kompetitif.   

Strategi yang diterapkan oleh sebuah perusahaan akan sangat menentukan kemampuan bersaing perusahaan tersebut. Di dalam penerapannya seringkali ditemui kendala dalam menentukan sifat sebuah sumberdaya, seperti dalam menilai apakah sebuah sumberdaya tersebut memiliki value yang yang cukup tinggi atau tidak. Seperti yang telah dibahas pada artikel “Pengantar Model SCOR”, dalam hal ini proses benchmarking menajdi sangat penting dalam memecahkan masalah yang serupa dan know-how experience sekali lagi menjadi hal yang perlu dimiliki oleh setiap penganbil keputusan strategis di dalam perusahaan.