Change Management dalam proses S&OP

Change Management dalam proses S&OP

Oleh : Wibisono Adhi

Untuk memenuhi ekspektasi konsumen secara tradisional upaya yang sering dilakukan adalah dengan menyediakan stock sebanyak - banyaknya sehingga setiap permintaan konsumen dapat terpenuhi. Namun hal ini akan sangat berisiko, oleh karena itu cara ini sudah tidak lagi digunakan. Tersedianya informasi dan fleksibelitas dalam operasi produksi merupakan substitusi dari inventory. Informasi - informasi seperti forecast yang akurat yang berasal dari informasi seperti jadwal pelanggan, ekspektasi pelanggan, aktivitas kompetitor dan informasi dalam perencanaan rantai pasok dari hulu hingga hilir menjadikan perencaan produksi menjadi lebih jelas dan lebih mudah. Selain itu upaya untuk meningkatkan fleksibilitas produksi seperti pengaturan lot size yang lebih kecil, mengurangi set up cost, mengurangi penyesuaian teknis untuk tiap produk, pengaturan modular produk (produk dapat digabungkan/memiliki kesamaan), standarisasi proses produksi dan menyediakan kemapuan untuk over capacity jika diperlukan akan memberikan kemampuan perusahaan dalam mengambil keputusan secara cepat dan reaktif terhadap segala informasi baru. Aktivitas demand management dapat diorganisasikan secara spesifik menyesuaikan ketersediaan sumberdaya antara informasi, kemapuan buffering dan fleksibelitas. Dan hal ini tentunya dipengaruhi oleh pelanggan, supplier, kapasitas internal, dan orientasi strategis dari perusahaan. 

Dengan adanya tahapan dalam S&OP yang meliputi S&OP meeting, product review, demand review, supply review, financial review, dan kembali ke S&OP meeting yang menjadi aktivitas baru perlu dimaknai sebagai proses untuk mencapai perencanaan terbaik. Dengan adanya proses ini maka telah ada upaya untuk menyeimbangkan antara kemapuan supply dengan real demand, perencanna volume dengan komposisi produk yang tepat dan pengintegrasikan perencanaan operasional dengan perencanaan finansial. Kemudian hasilnya direview oleh pihak management/excecutive sehingga menjadi keputusan bersama. Panjangnya rangkaian ini tentunya membutuhkan disiplin yang tinggi dari masing-masing pihak yang terkait.

Mengimplementasikan proses forecasting dan S&OP merupakan perubahan yang penting karena hal ini bersifat cross-functional. Dengan menerapkan hal ini berarti perusahaan telah mendobrak kebiasaan lama di dalam manajemen perusahaan yang masih bersifat tradisional. Sifat-sifat tradisional di dalam perusahaan seperti perencanaan dan pengaturan yang terpisah seperti berbasis wilayah misalnya tidak dapat dilakukan kembali karena didalam proses S&OP pemisah antara unit-unit produksi direduksi dan strategi diambil secara terpusat barulah kemudian diturunkan pada level yang lebih rendah. Oleh karena itu proses ini hanya akan sukses jika pihak – pihak di dalam perusahaan bekerja sama untuk memastikan berjalannya sirkulasi informasi serta dapat menerima perubahan - perubahan didalam proses bisnis di dalam perusahaan.

Dengan adanya proses yang baru ini beserta fungsi-fungsi yang baru yang perlu diambil oleh manager, menjadikan fungsi manager berubah hingga naik pada level yang lebih tinggi. Fungsi – fungsi dasar yang perlu dimiliki oleh manager supply chain paling tidak meliputi : mengenali anggota yang berperan dan berprngaruh dalam proses perencanaan di sepanjang rantai pasok, mempublikasikan keberhasilan awal dan pengalaman sukses sebagai motivasi untuk menerapkan operational excellence di dalam perusahaan, mencari dan melatih karyawan untuk dapat mengenali fungsi - fungsi baru yang harus dijalankan, menajdikan karyawan sebagai bagian dari rencana perusahaan untuk jangka panjang.

Keberhasilan dalam menjalankan S&OP secara kontinyu dapat didukung oleh dua faktor utama yakni supply chain knowledge and know-how experience dan Change management. Supply chain knowledge and know how experience dapat berupa kemampuan dalam memahami bagaimana struktur dan skema ideal dari proses bisnis yang ingin dicapai. Hal ini dapat dilakukan dengan melakukan benchmarking terhadap perusahaan lain yang sudah menjalankan proses S&OP secara ideal. Selain itu perlu juga mengetahui apa saja tools yang dibutuhkan dalam mewujudkan perubahan tersebut. Dan yang tidak kalah penting selanjutnya adalah dengan memastikan bahwa tersedianya proses dan prosedur baru yang baik dan secara kontinyu dapat ditingkatkan kualitas prosesnya. Sedangkan change management dapat diawali dengan memahami persoalan yang dihadapi perusahaan dalam mengupayakan proses yang optimal, mengidentifiksi perubahan - perubahan yang perlu dilakukan, menyediakan dan meningkatkan kemampuan karyawan dalam menjalankan proses yang baru, serta menjalankan perubahan tersebut dengan pendekatan proyek yang melibatkan pemain kunci dalam manajemen rantai pasok di perusahaan tersebut. Namun pada akhirnya kesuksesan akan ditentukan oleh kemampuan pimpinan dalam memanfaatkan solusi – solusi baru tersebut untuk dapat mengoptimalkan proses dan meniadakan hambatan.